物业程序文件：文件资料管理程序
1.目的 规范公司和各管理处/部门文件资料的管理，确保文件资料处于受控状态。
2.范围 适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。
3、定义 无
4.职责 部门/岗位工作职责频次/时间
总经理审批公司红头文件，必要时对各管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日
分管负责人必要时对分管管理处、部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日
管理处/部门负责人审批以本管理处/部门名义发布的文件。
对本管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。及时
经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。及时
文件管理员文件的管理、控制。及时
办公室负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来公文的管理、控制及时
5.方法及过程控制
5.1文件的分类
5.1.1行政文件：公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布，公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。
5.1.2业务文件：包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。
5.1.3其他文件：包括新闻稿件、宣传海报等(不需编号)。
5.1.4外来文件：包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规;上级公司下发的各种管理制度等。
5.2文件的编码及格式
5.2.1公司级行政文件编号方法为：物总字【年度】序号，序号为三位数。须经办公室审批、统一管理。红头文件格式如下： 红色文件头 编号(小四宋体) 文件名称(小二号黑体、加粗) 文件内容(小四号宋体) 签署人(四号宋体) (小四号宋体)zz物业管理有限公司
(小四号宋体，中文数字)二○○五年六月七日 5.2.2部门级行政文件编号方法为：部门/管理处简称【年度】序号，序号为三位数。部门/管理处简称如：办公室、品质、财务、经管、世贸、城花、都花、新城、美树、水晶城、东丽湖、西青，如增加新部门/管理处，由品质管理部确定部门简称。格式为： 物业公司文件(小三号黑体、加粗) 文件编号(四号黑体)
文件名称(小二号黑体、加粗) 文件内容(小四号宋体) (小四号宋体)zz物业管理有限公司 (小四号宋体)部门/管理处名称 (小四号宋体)签名： (小四号宋体，中文数字)二○○五年七月十五日 注：业务部门文件的字体须符合以上要求，字号可根据具体情况确定，但须保持文件各部分字号大小的协调性。
5.2.3业务文件格式
5.2.3.1组织架构和职务说明书 *****组织架构/职务说明书(三号黑体、加粗) 部门/管理处简称-年度-编号(每年从01开始)(小四黑体) 文件内容(宋体) 编制：审核：审批：(宋体) 年月日年月日年月日(宋体)
5.2.3.2各类管理制度
a.文件表头样式 ***(管理处/部门名称)管理制度编号tjzzwy(部门简称)-*** 名称版本a/0第页 共页 编制更改审核批准生效期年 月 日
b.管理处/部门可根据需要将管理制度分为"顾客关系"、"环境"、 "职能"、 "安全"、"工程"等类别，并通过文件编号予以区分，如：花园新城"客户关系"类文件编号为"tjzzwy(新城)- k**(**：为序号，从01开始)"。
c.版本控制：按体系文件控制方法执行。
5.3文件的发布
5.3.1所有文件均需经过审批后方可发布。通过宣传栏向顾客公布的信息须保存审批记录。
5.3.2重要文件送达开发商、业主/业主委员会及相关业务单位时，须请对方在《文件发放签收表》签收，并保存签收记录。
5.4文件的更改
5.4.1文件如需更改，须由原文件拟定部门进行更改并按文件原审批程序重新报批。
5.5外来文件的处理
5.5.1当管理处收到外来公文需处理时，填写《文件处理表》，由管理处负责人提出处理意见，同时抄送办公室、品质管理部，必要时报相关职能部门提出处理意见后进行处理，处理完后由文件管理员负责存档。
5.5.2 收到外来标准/法规时，按《质量记录及文档管理程序》处理。
5.6文件的存档
按照《质量记录及文档管理程序》执行。
5.7电子文档的管理
按照《质量记录及文档管理程序》执行。
5.8文件的保密
5.8.1公司需严格保密的文件包括：总经理办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、重大事故分析报告、薪金福利制度、奖金分配数额及其它重要文件等。
5.8.2保密文件以电子文档形式传送时，须加密码。
5.8.3有权阅读保密文件的公司职员对保密文件负有保密责任。
6.支持性文件
tjzzwy4.2.4-z01《质量记录及文档管理程序》
7.质量记录表格
tjzzwy4.2.3-z01-f2 《文件发放签收表》
tjzzwy4.2.3-z02-f1 《文件资料存储清单》
tjzzwy4.2.3-z02-f2《文件处理表》
篇2：探析物业管理文件资料送达和签收
探析物业管理文件资料送达和签收
作为物业管理从业者，熟知物业管理法律知识可以使我们很好地与发展商、客户进行沟通交流，对日常工作帮助很大。下面我们就一起去探讨两个在物业管理中经常遇到的案例。
案例一：入伙后，管理处接到房屋质量问题的报修，经过现场查看，初步判定是施工质量问题，工作人员填写《工程质量问题通知单》告知施工单位、请施工单位负责人签收。这个签收是否有效？几年后，该单能否做证据使用、效力如何？
案例二：某小区入伙将近2年，有几户业主一直没有来办理入伙手续。管理处想给业主寄发催费通知单，就按照发展商提供的业主身份证复印件上的地址寄发了催费通知单。请问，按这个地址寄发的催费通知单是否合适、是否具有法律效力？
案例一涉及文件资料的签收问题，案例二涉及文件资料的送达和通讯地址问题，这都是在我们日常工作中最常见、经常发生的事情。对于上述提问，大家似乎不假思索的就能给出答案，“施工单位负责人都签字了，单据肯定有效！身份证上面的地址是户籍所在地，肯定具有法律效力！”
但事实呢？我们看看律师给出的专业意见。
案例一：经过一段时间（如几年）后，管理处如何证明该签字人员是施工单位的负责人？即便证明了签字人是施工单位的负责人，但又如何证明该签字是其本人的签字？
案例二：律师给出的意见是，按身份证上登记的地址寄送函件不一定有效！因为身份证上的地址是户籍所在地，但通常人们的经常居住地、实际居住地与户籍所在地存在不一致的问题。而且，在商品房买卖合同中都会约定业主的实际通讯地址，该地址才是最具有法律效力的联系地址！管理处寄发函件应往业主留存在买卖合同中的地址为准。
那么，在日常工作中我们该如何操作、注意哪些细节，才能尽可能的规避法律风险呢？
一、关于通讯地址和联系人的问题。
1、新项目入伙前，以发展商整理登记的地址为准（如发展商寄发《入伙通知书》的地址）。
2、新项目办理业主入伙时，请业主重新登记最新的通讯地址（在登记表上，应注明，该通讯地址作为日常联系使用，具有法律效力），并请业主提供电子邮件地址。
3、如业主没有办理入伙手续，待入伙过程结束后，向发展商确认业主的通讯地址（该地址一般以商品房买卖合同上的地址为准，如业主更改了通讯地址，应以最后登记地址为准，并复印该合同和文件存档）。
4、如业主办理了入伙手续，但没有居住在物业小区内；如向业主发函，可以同时向小区内的业主房屋地址、登记的通讯地址、身份证地址等寄发函件。
5、对于工程维保单位。可在入伙前，物业公司与所有施工单位签订一份书面协议（或采用《会议纪要》形式），约定各个施工单位负责接收《维修通知单》负责人，并请负责人人在协议上留取签字样本。或者，请发展商要求各施工单位发函给物业公司、管理处，明确施工单位接收《维修通知单》的负责人及签字样本。
6、对于其他供方、合作方及关联方等，可在合同、协议文本中（或另行起草协议）约定双方的通讯地址、联系人、联系人签字样本及联系电话等内容。
二、关于文件资料的送达和签收问题。
送达是法律术语，是指人民法院依照法律规定的程序和方式，将诉讼文书送交当事人或者其他诉讼参与人的行为。目前我国法律没有对通知、往来函件等非诉讼类文件的送达做出规范，但在实际工作，文件资料送达是很多很频繁的，如工程维修通知、催费通知、与发展商的往来函件等，这些文件资料如在日后涉及到诉讼、仲裁等法律程序，就需要举证人证明文件资料已送到收件人手中。但通常我们认为实实在在是对方签收文件资料，在律师眼中不堪一击、没有什么证据力。除本文最初列举的第2个案例，还有以下常见的不太具有证据力或证据力很弱的情况，如：
1、向业主送达催费通知单、装修整改通知单等不利于业主的文件资料，业主往往拒签、或者是由业主家庭成员签收的。
2、将催费通知单、装修整改通知单等文件资料贴在业主家的大门上，然后附加当日报纸（着重突出报纸日期）拍照存档，作为证据。
3、将催费通知单、各类通知等资料直接投递到业主信箱中。但事后查找《前期物业服务协议》、《物业服务合同》、《管理规约》等文件资料中都没有业主同意或认可、将业主信箱约定成法定通讯地址的约定内容。
4、发展商或相关单位发函。
（1）使用传真方式，但没有合同或协议约定传真号码。
（2）有书面签收的，但签收人不是合同或协议约定的签收人，或者书面签收人不是单位的法人代表、负责人或具有收发文件职责的行政、门岗人员。
（3）发文单位请签收人员在签收表上签名，但事后不能证明签字文件内容与留存文件内容相一致。
（4）发文单位请签收人在发函函件复印件上签收，但只有签名和日期，无详细的签收单位和签收人的职务，证据力很弱。
那我们在实践中如何送达和签收函件，才是合法有效、才能成为以后双方争议乃至诉讼时对己方有利的证据。我们可以：
1、按本文前段内容，提前在合同和协议中约定联系地址、通讯地址（送达地址）和联系人或文件签收人（预留签名样式），以便文件的直接送达。
2、直接送达。自然人的必须由本人签收（无完全民事行为能力人由法定代理人签收）；受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收；受送达人有代理人（需提前书面告知，或有合同、协议约定），可以送交其代理人签收。
3、邮寄送达。目前常用的是采用“ems”邮政快递或其他快递公司邮寄送达。但须注意：
（1）发件人一定要在快递运单上的“物品名称”及“数量”一栏中详细记载文件的准确名称及份数（如：邮寄催费通知单，在快递运单上要注明“物业服务费催缴通知单、文件份数和页数、欠费期间、欠费金额等”）。
（2）保存好快递运单的底单和函件复印件；如快递被退回，将退回的快递保存好。
（3）如邮寄函件是多页的、需注意函件要加盖骑缝章。
（4）业主具体居住地址不确定的，可多发几份快递，可以同时向身份证登记地址、提前约定的通讯地址及物业小区内的房屋地址等击发快递。
（5）、重要文件或需要证据力很强的文件，可采用“公正送达”。
4、电子邮箱送达。电子邮箱作为现代人常用的k8凯发会员登录的联系方式，以其快速、便利、成本低等优势已成为人们生活中不可或缺的一部分。而且，电子邮件被新合同法所确认，采用电子邮箱形式发送函件是具有法律效力的。另外，发送电子邮件等数据电文、只要该数据电子到达被送达人的特定系统就视为送达，不存在拒收的情况。发送电子邮件，我们需要注意：
（1）必须提前在合同、协议或者其他书面文件中约定好电子邮箱，并注明该电子邮箱作为有效通讯联系地址、具有法律效力。
（2）对外发送相关邮件时务必使用公司邮箱 ；在公司邮箱的设置上，设置发送回执，这样对方收到邮件后打开即发送送达回执，表明对方已收到。
（3）注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需；重要的邮件要另外备份，重装电脑系统等要备份出所有邮件。
（4）通过邮件的后续行为确定电子邮件的存在，例如在发出电子邮件交易信息后，发出方在之后的交易单证中证明了前期电子邮件中的内容。
（5）重要文件可采用扫描仪等器材制作成图片、作为附件发送，避免篡改。
在日常工作中，如须向业主、发展商及相关供方送达文件资料，在直接送达存在困难的情况下，我建议应采用快递和电子邮件形式送达。
三、关于外来函件的签收问题。
我们在日常工作中，经常碰到业主、发展商拿著书面函件（不利于我方的函件）要求签收。签还是不签，大家心里很纠结，因为大家通常认为签收函件就相当于确认了函件的内容了，其实不然。律师告诉我们，外来函件大部分都可以签收，但若涉及到与公司有关权利处分的事宜时，当场不要做任何有关责任方面的承诺即可。
那么，收到外来函件（直接、邮件或者电子邮件等）我们该注意什么呢？
1、签收确认。在签收后要做好登记记录（包括签收时间），对于签收的函件应充分重视，所有来函应保留存档以备随时查询。
2、如有异议应及时回函。对来函中所述内容如有异议的，则应及时回函澄清，表明观点。
3、如对方又回函表示新的不同意见时，应再予回函澄清。如无新意见，则不必回函。
以上，就是本人的片面之见，希望能起到抛砖引玉的作用，引起大家思考和注意。
周勇/《深圳物业管理》/20**年第7期
篇3：x公司文件和资料控制规定
某公司文件和资料控制规定
总经理办公室负责按《文件和资料控制程序》对公司执行的质量文件、引用外部标准、技术文件进行总体控制，保证公司相关管理人员、操作人员执行的质量文件、技术资料、引用外部标准均为最新版本的有效文件。
1.各部门执行《文件和资料控制程序》，控制本部门使用的质量体系文件、技术资料、引用的外部标准.保证本部门使用的这些文件和资料均为有效最新版本。
2.公司使用的质量体系文件、技术资料、外部标准，均须得到总经理或其授权人批准后，方能生效执行。
3.发至部门应根据文件内容涉及的部门、确定文件分发范围，并做好发至记录，必须文件更改、作废时，能及时撤回，防止误用失效、作废文件。
4.文件的页改必须得到控制，原则上文件和资料的页改由原批准人进行，如果指定更改人则更改人应有原批准人所依据的背景资料。
5.文件和资料的作废，须由原发放部门根据发文记录文件和资料使用部门及时撤回防止使用作废文件。